La periodicità deve essere almeno semestrale; richieste più frequenti dovranno essere presentate nei casi di rischi significativi o crisi della società
Nelle società con amministratore unico, il collegio sindacale è tenuto a richiedere allo stesso specifiche informazioni sull’andamento della società almeno con periodicità semestrale. Informazioni più frequenti dovranno essere ottenute nei casi di rischi significativi o crisi della società. È quanto si legge nella nuova Norma di comportamento 4.3 del collegio sindacale di società non quotate emanata dal CNDCEC. Si tratta di una new entry nelle norme, inserita, da un lato, in virtù delle numerose società che impiegano l’amministratore unico e, dall’altro, in relazione alla oggettiva difficoltà che si rinviene in tali ipotesi ad attingere quelle informazioni gestionali che, di norma, l’organo di controllo acquisisce nell’ambito dei CdA.
In dette società, infatti, l’amministratore unico agisce autonomamente e non ha nessun obbligo di informativa, preventiva o successiva, nei riguardi dei sindaci. In questi casi mancando, di fatto, una rendicontazione periodica da parte degli amministratori delegati ai consiglieri privi di delega, prevista dall’art. 2381 comma 5 c.c., e in generale la possibilità per il collegio di partecipare ai CdA, cioè alle assise in cui di norma vengono deliberate le decisioni sia contingenti che strategiche della società, più arduo risulta il compito dei sindaci nel porre in essere il loro dovere di controllo. Peraltro, in questi casi, salvo che l’amministratore non adotti (ma l’ipotesi è assai rara nella prassi operativa) un libro delle “determine” delle principali operazioni sociali non sussiste neppure alcuna informazione scritta, non risultando queste dal libro del CdA.
In questa situazione la Norma 4.3 prevede che il collegio sindacale possa chiedere informazioni all’amministratore soprattutto in merito alle decisioni più rilevanti e ai fatti che possono essere fonte di rischi significativi per la società.
Le informazioni possono essere acquisite attraverso la consultazione dell’eventuale libro delle determine (come si è detto raramente istituito), nel corso delle verifiche periodiche (in questo caso sarà opportuno che il collegio invii all’amministratore il proprio verbale o, in alternativa, ne richieda la sottoscrizione all’amministratore unico in modo da dare allo stesso consapevolezza delle informazioni che sono state trasmesse al collegio e da questo acquisite), oppure attraverso richieste formulate per iscritto, via PEC, dal presidente del collegio all’amministratore, previo accordo con gli altri membri dell’organo di controllo (o a maggioranza).
Secondo la Norma in commento le informazioni devono essere richieste all’amministratore unico con cadenza almeno semestrale in forma scritta. In situazioni di rischi significativi (operazioni di una certa consistenza economica, sottoscrizione di prestiti rilevanti, ecc.) o di crisi d’impresa è opportuno che le informazioni siano assunte ogni trimestre.
Per quanto riguarda le informazioni, ovviamente la tipologie di richieste dipenderà dal settore operativo della società, dal suo ciclo produttivo e dalla situazione gestionale che la stessa sta attraversando.
In generale, a livello meramente esemplificativo e generico, si possono ipotizzare richieste di tipo organizzativo-strategico, come, ad esempio, se l’amministratore ha provveduto a valutare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo e se sussista un equilibrio economico finanziario nel prevedibile andamento della gestione almeno su base semestrale o se si sono palesate situazioni che possano far presagire crisi d’impresa o dubbi sulla continuità aziendale. Fra le informazioni maggiormente contingenti possono rientrare, ad esempio, quelle in merito alla circostanza che la società abbia stipulato nell’ultimo periodo contratti di mutuo o di finanziamento rilevanti con banche, società finanziarie o altro, se in questi casi siano state rilasciate garanzie ipotecarie o immobiliari, se si siano realizzati finanziamenti del socio o programmate operazioni sul capitale, se siano stati sottoscritti contratti con clienti fornitori rilevanti e distinti da quelli che connotano la gestione ordinaria o, in generale, se vi siano operazioni gestionali particolari da segnalare.
Opportuno potrebbe essere anche richiedere se nell’ultimo periodo si siano evidenziate nuove aree di rischio, ad esempio, per richieste di risarcimenti danni, se si siano innescati contenziosi rilevanti con clienti o fornitori o anche dipendenti, se si siano avute ispezioni da parte degli organi accertativi (fiscali, previdenziali o di altro genere).
Le domande potrebbero concludersi con una “richiesta aperta” finale relativa ad altre questioni che l’amministratore unico ritenga opportuno segnalare al collegio sindacale (o al sindaco unico) del tipo: Vi sono altre questioni che si ritiene opportuno segnalare al collegio sindacale? (o al sindaco unico)?
Questi argomenti saranno approfonditi nel percorso in formato webinar “Le nuove norme di comportamento del collegio sindacale”, che avrà inizio il 19 febbraio.
Si rinvia inoltre agli articoli pubblicati nella Rivista “Società e Contratti, Bilancio e Revisione” n. 1/2021.