Le nuove norme chiariscono i diversi ruoli all’interno dell’organo di controllo
L’ordine del giorno in merito all’espletamento delle verifiche trimestrali va proposto dal presidente ed integrato dagli altri membri del collegio sindacale. Le riunioni telematiche sono ammissibili anche se nessuno dei sindaci è presente nella sede della società. Sono alcuni dei chiarimenti forniti nella nuova Norma di comportamento CNDCEC 2.1, attinente al funzionamento del collegio sindacale.
Nella stessa vengono, in primo luogo, fornite alcune interpretazioni in merito al ruolo del presidente del collegio: ruolo e funzioni al quale il codice civile dedica pochissimo spazio. Si parla infatti del presidente del collegio solo nell’art. 2398 c.c., evidenziando che esso viene nominato dall’assemblea, nell’art. 2385 c.c., in relazione al fatto che allo stesso debbano essere comunicate le rinunce all’incarico degli amministratori, nell’art. 2392 c.c., in merito al dissenso di uno o più amministratori per gli atti o le omissioni poste in essere dagli altri amministratori, nonché nell’art. 2393-bis c.c., che nel caso di azioni di responsabilità dei soci richiede la notifica al presidente del collegio sindacale dell’atto di citazione relativo all’azione.
Nulla si dispone, invece, in merito al presidente del collegio, in tema di redazione dell’ordine del giorno ed organizzazione dei lavori dell’organo, come invece l’art. 2381 c.c. dispone per il presidente del CdA. Proprio da quest’ultimo articolo prende spunto la Norma 2.1 laddove viene chiarito, innanzitutto, che il presidente, oltre che esercitare una funzione di impulso all’organizzazione del collegio, è tenuto a coordinare le riunioni collegiali.
In ordine alla convocazione, si prevede che il presidente provveda a trasmettere agli altri membri del collegio “un elenco di massima dei temi da trattare, temi che gli altri componenti del collegio possono chiedere di emendare ed integrare”. In tal modo, ad avviso di chi scrive, si realizza la miglior sinergia possibile fra i vari membri del collegio rispettando quel potere di impulso, tipicamente riconosciuto al presidente ma al contempo consentendo agli altri membri dell’organo di utilizzare le proprie, spesso diverse, professionalità ed esperienze per costruire, nel corso del periodo, un percorso di controlli efficace ed efficiente.
A livello organizzativo, poi, per consentire ai sindaci di essere presenti alle riunioni, si dispone che il presidente provveda alla loro tempestiva comunicazione della data o delle date utilizzabili, concordando giorni compatibili con le esigenze di tutti i componenti. Ciò, fatto salvo, evidentemente, che non siano state già calendarizzate, con congruo anticipo, le specifiche date delle riunioni annuali.
Nell’ambito delle riunioni consiliari o del comitato esecutivo, l’intervento del presidente viene ora considerato quale espressione del collegio, salvo che lo stesso, in apertura di intervento, non dichiari di esprimersi a livello individuale.
Circa le verbalizzazioni (Norma 2.3) viene chiarito che il presidente è responsabile del verbale. Esso può designare anche un altro membro del collegio o un terzo per la trascrizione dei verbali (fra i dipendenti o gli ausiliari dei sindaci o fra risorse interne messe a disposizione dalla stessa società), ma tale scelta dovrà sempre essere approvata dall’organo collegiale. Anche i contenuti dei verbali sono definiti dalla maggioranza dei componenti del collegio sindacale, fermo restando il diritto per il sindaco dissenziente, rispetto a quanto deciso dalla maggioranza dei componenti dell’organo, di pretendere, eventualmente, di inserire le proprie osservazioni a titolo personale.
Tra le ulteriori novità della Norma 2.1, essa ammette, a condizione che lo statuto sociale preveda i mezzi di telecomunicazione (art. 2404 c.c.), sia l’audio o video conferenza, sia la videoscrittura on line. Per tali usi vengono, però, richieste alcune precondizioni: tutti i partecipanti possano essere identificati e di tale identificazione si dia atto nel relativo verbale; sia consentito a tutti i partecipanti di seguire la discussione rendendo possibile di intervenire in tempo reale nella trattazione degli argomenti affrontati; sia ammesso ai singoli componenti del collegio di scambiarsi tempestivamente la documentazione oggetto di analisi.
Ai sensi dell’art. 2404 c.c., non appare necessario indicare il luogo in cui fisicamente il collegio si riunisce ed è quindi sufficiente inserire nel verbale che la riunione si è integralmente svolta fra i vari membri del collegio attraverso mezzi di video o telecomunicazione, evidenziando che è stata consentita una completa e contestuale informativa e la possibilità di uno scambio documentale. Qualora per le verifiche risulti necessario acquisire documentazione, la norma ritiene preferibile (ma non obbligatorio) che il presidente o, in alternativa, almeno un membro del collegio sindacale, sia fisicamente presente nella sede della società, con il soggetto responsabile di fornire la documentazione oggetto di verifiche. Si potrebbe quindi provvedere, in alcune situazioni (ad es. per verbali finalizzati ad analizzare esiti di contenziosi, o contrasti fra le parti) che nessuno dei sindaci sia fisicamente presente nella sede aziendale, a condizione che essi siano in possesso dei documenti da esaminare.