Con le nuove tecnologie è possibile alleggerire le risorse umane da mansioni ripetitive a basso valore e reimpiegarle in mansioni ad alto valore aggiunto
Le attività degli studi professionali di commercialisti, consulenti del lavoro, revisori se, da un lato, beneficiano dall’introduzione di computer, internet e smartphone, dall’altro sono vessate dagli stessi strumenti tecnologici, che richiedono l’intervento umano in flussi di lavoro spesso ripetitivi e tediosi.
L’automazione intelligente dei processi di lavoro negli studi professionali è la soluzione al problema ed è la combinazione di due nuove tecnologie che stanno emergendo nel campo aziendale: Robotic process automation e Artificial intelligence.
La Robotic process automation è una tecnologia che permette di creare flussi di lavoro tra applicazioni software che sono generalmente scollegate: per esempio, il sistema delle email con il sistema di salvataggio dei file, con i software per l’analisi del file e anche i software per la collaborazione tra colleghi.
Con l’invenzione della RPA, ad esempio, si possono connettere fax, email e cloud storage in un unico flusso di lavoro e automatizzare il processo di raccolta e archiviazione dei documenti.
Questo porta a risparmiare una significativa quantità di tempo ma, anche, a liberare il professionista e i suoi collaboratori da mansioni tediose.
Inoltre, come abbiamo già sottolineato su Eutekne.info (si veda “L’intelligenza artificiale può dimezzare costi e tempi di lavoro dei commercialisti” del 16 settembre 2020), con l’uso dell’intelligenza artificiale è possibile delegare alla macchina alcune decisioni nei flussi di lavoro o l’estrazione di informazioni da documenti o banche dati in maniera automatica.
Quando queste due tecnologie vengono combinate i benefici per le aziende e i professionisti si moltiplicano.
Semplici esempi possono far capire il motivo. Ritorniamo al caso dei documenti che necessitano di essere conservati in una cartella per ogni cliente. Supponiamo che la situazione sia un po’ più complessa e che in effetti vorremmo tutte le fatture in una cartella, i contratti in un’altra, la documentazione inerente ai pagamenti dei dipendenti in un’altra ancora. In questo caso c’è bisogno non solo di un flusso di lavoro, ma anche di decisioni intelligenti nel flusso di lavoro, ovvero abbiamo bisogno di rispondere alla domanda: “il documento contenuto in questa email o fax a quale delle tre categorie appartiene?”.
In una situazione di questo tipo le due tecnologie lavorando in sinergia riescono ad automatizzare un flusso di lavoro più complesso che richiede un’intelligenza decisionale.
La tematica è discussa in dettaglio in uno di quattro moduli del corso sull’artificial intelligence per professionisti e aziende di cui puoi trovare maggiori informazioni a questo link: www.eutekne.it/CorsoAI.
Per le aziende e i grandi studi professionali l’automazione intelligente riserva ancora sorprese. Infatti quando alcuni semplici processi nella realtà sono decine di processi con molti stadi moltiplicati per il numero dei clienti o dei dipartimenti le cose si complicano. Generalmente questi flussi di lavoro diventano ripetitivi, ma nessuno si occupa di analizzare se la corrente implementazione del flusso di lavoro sia quella più efficiente che riduca il numero totale di ore lavorate o nel caso di servizi agli utenti la coda e il tempo per erogare un servizio.
L’automazione intelligente permette di scoprire inefficienze nei flussi di lavoro e implementare modifiche per aumentare l’efficienza.
Questo è possibile grazie all’utilizzo dell’artificial intelligence, che attraverso specifici algoritmi identifica duplicati, colli di bottiglia, percorsi alternativi nei flussi di lavoro. Indi l’utente può – attraverso una serie di consigli confezionati dall’artificial intelligence – migliorare dei flussi lavorativi nel tempo.
Ma chi modifica o disegna questi flussi di automazione?
La persona che crea i flussi è lo specialista di business o di processo, non un tecnologo.
L’automazione intelligente consente a esperti di business e di processi di implementare soluzioni tecnologiche customizzate senza la necessità di programmatori.
Tali esperti sono, quindi, i commercialisti, i professionisti, le persone che in azienda conoscono un flusso di lavoro specifico e nel gergo moderno sono considerati “citizens technologists”. Questo è un trend molto importante nell’organizzazione del lavoro e oggetto di una discussione più approfondita nel nostro corso di artificial intelligence nel business in Italia (www.eutekne.it/CorsoAI).