I verbali dell’OdV devono essere idonei a dimostrare la rispondenza al modello

Nella seconda edizione del manuale “Modello organizzativo DLgs. 231/2001 e Organismo di Vigilanza”, a cura del Gruppo multidisciplinare dell’ODCEC Torino sul sistema dei controlli nelle società ed enti e DLgs. 231, sono presenti alcuni capitoli dedicati agli strumenti operativi dell’Organismo di vigilanza (OdV), quali: il verbale, la relazione periodica ed una esemplificazione di programmazione delle attività.

Relativamente al verbale dell’OdV, l’art. 6 comma 1 lett d) del DLgs. 231/2001 prevede esplicitamente che l’ente non risponda se prova che “non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo di cui alla lettera b)”. Di fronte a un dettato normativo che non fornisce riferimenti metodologici specifici, assume particolare rilievo il sistema documentale in quanto rappresenta per l’OdV lo “strumento” attraverso il quale fornire un supporto che sia efficace, trasparente e che garantisca una corretta conservazione, nonché una rapida e sicura fruizione dei documenti prodotti e ricevuti.

L’OdV dovrà quindi provvedere a documentare nel miglior modo possibile la propria attività, attraverso la redazione di verbali idonei a dimostrare (anche a distanza di anni) l’effettività delle proprie azioni ovvero la rispondenza a quanto previsto dal MOG e/o dalla legge.
Inoltre, pare utile evidenziare il ruolo che i verbali e la documentazione raccolta dall’OdV durante il suo mandato possono assumere nel corso di indagini preliminari nei confronti dell’ente. Elemento centrale sarà, quindi, rappresentato dalla corretta attività svolta dall’OdV che può assumere un ruolo chiave nella predisposizione della difesa processuale attraverso la messa a disposizione dei verbali delle riunioni, della programmazione e dell’effettuazione dei controlli che gli competono (cioè “di terzo – se non – di quarto livello”), dei report e dei flussi informativi scambiati con gli organi sociali. È quindi necessario che l’OdV istituisca un archivio aggiornato e strutturato che garantisca la tracciabilità delle attività svolte.

Con riferimento alla relazione periodica dell’Organismo di vigilanza, le Linee Guida redatte da Confindustria e il documento CNDCEC, CNF, ABI e Confindustria “Principi consolidati per la redazione dei modelli organizzativi e l’attività dell’organismo di vigilanza e prospettive di revisione del d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231” (pubblicato il 19 febbraio 2019) attribuiscono particolare rilievo e importanza alla Relazione periodica dell’OdV quale strumento attestante l’effettiva attività di vigilanza condotta (ex art. 6 del DLgs 231/2001).
In particolare, le Linee Guide di Confindustria prevedono la “predisposizione, su base almeno semestrale, di una relazione informativa riguardante le attività di verifica e controllo compiute e l’esito delle stesse, per l’organo dirigente e, in particolare, per la sua eventuale articolazione organizzativa costituita dal Comitato per il controllo e rischi, quando esso non sia investito della funzione di Organismo di vigilanza”.

Similmente, nel documento CNDCEC, CNF, ABI e Confindustria si evidenzia che: “L’OdV, con cadenza periodica (generalmente annuale), predispone una Relazione riepilogativa delle attività svolte nel periodo in analisi (da indirizzare all’organo amministrativo e a quello di controllo), dando evidenza, in via esemplificativa, dei seguenti elementi: l’attività svolta nel periodo di riferimento; le eventuali criticità emerse, in termini sia di comportamenti sia di episodi verificatisi; gli interventi correttivi pianificati ed il loro stato di realizzazione; le necessità di eventuali aggiornamenti del Modello 231/2001; il piano delle attività per il periodo successivo”.

Infine, la programmazione/pianificazione delle attività dell’OdV va effettuata considerando esemplificativamente: la natura delle attività di vigilanza da svolgere; la differente esposizione al rischio delle diverse aree aziendali e le correlate priorità di intervento; le risorse necessarie per l’espletamento delle attività e quelle effettivamente disponibili; informazioni disponibili su eventuali cambiamenti relativi all’ente; verifiche in merito a eventuali segnalazioni – verifiche “sul campo” non precedentemente pianificate e/o attività di follow-up di precedenti verifiche.

Il Piano delle attività dovrà inoltre contenere: l’identificazione delle attività da svolgere nel periodo coperto dal Piano stesso e degli incontri previsti con i responsabili di funzione di volta in volta coinvolti; la quantificazione di un budget di spesa per le attività di supporto all’OdV qualora non sia già stato deliberato dall’organo amministrativo. Le attività pianificabili andranno strutturate in modo da permettere all’OdV di ottenere tutti quegli elementi utili e funzionali a poter considerare il modello organizzativo adeguato, efficacemente attuato e osservato dai soggetti destinatari dello stesso.