Nelle Linee guida del CNDCEC sono fornite diverse esemplificazioni per individuare il titolare effettivo nelle situazioni più complesse
Ogni società, ente e trust è obbligato a fornire al professionista i dati relativi all’identificazione del o dei propri titolari effettivi. Tali dati consistono, secondo la Regola tecnica n. 2, nel nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza e codice fiscale (ove attribuito), ma non risulta necessario acquisire il relativo documento di identità. I dati relativi al titolare effettivo potranno essere forniti dal cliente tramite qualsiasi mezzo ritenuto idoneo (mail, PEC, dichiarazione del cliente).
È quanto prevedono le nuove Linee guida sull’adeguata verifica della clientela recentemente emanate dal CNDCEC.
In linea con le disposizioni di cui agli artt. 20 e 21 del DLgs. 231/2007, dalla V Direttiva e dalla bozza di decreto di recepimento della stessa (che chiede a società ed enti dotati di personalità giuridica e trust di comunicare all’istituendo registro dei titolari effettivi le informazioni relative alla titolarità effettiva dei soggetti dianzi evidenziati ed eventuali correttivi), sia la Regola tecnica n. 2.7 che le Linee guida ritengono che quand’anche sia possibile identificare il titolare effettivo tramite la consultazione di pubblici registri, quest’ultima non può ritenersi – da sola – una modalità sufficiente ai fini del corretto assolvimento dell’obbligo, in quanto si tratta di uno strumento previsto a supporto e non in sostituzione degli adempimenti prescritti in occasione dell’adeguata verifica.
Pertanto dovrà essere assunta la dichiarazione del cliente e la consultazione di pubblici registri può essere ritenuta idonea modalità di verifica dei dati.
Desta quindi una qualche perplessità la Regola tecnica n. 5 del Notariato che, con riferimento al titolare effettivo delle imprese dotate di personalità giuridica ritiene idonea (salvo incertezza o incongruità dei dati pubblicati), ai fini dell’espletamento dell’obbligo di identificazione dello stesso, la mera consultazione dei dati del pubblico registro.
Il cliente fornisce sotto la propria responsabilità le informazioni necessarie a consentire l’identificazione del titolare effettivo. Non è necessaria l’acquisizione del documento di identità di quest’ultimo, né i relativi estremi.
Il professionista è tenuto a conservare traccia delle verifiche effettuate ai fini dell’identificazione del titolare effettivo (art. 20, comma 6 DLgs. 231/2007). Tale richiesta ha lo scopo di consentire, anche in occasione di controlli di vigilanza e verifiche ispettive, la comprensione e la valutazione del percorso conoscitivo effettuato, sulla base delle informazioni contenute dalla norma in questione in merito all’individuazione del titolare effettivo.
Dovranno quindi essere conservate, oltre alla documentazione sul titolare effettivo sottoscritta dai clienti (si veda a riguardo il modulo AV 4 delle Linee guida relativo alla “dichiarazione del cliente”, da utilizzarsi anche per clienti persone fisiche o imprese individuali), anche eventuali visure camerali relative al cliente oggetto di verifica.
Il titolare effettivo è identificato nella persona fisica (o nelle persone fisiche) diversa dal cliente, nell’interesse della quale o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo è instaurato, la prestazione professionale è resa o l’operazione è eseguita. In pratica, si tratta del/dei destinatario/i ultimo/i degli effetti economico/finanziari della prestazione professionale.
Il titolare effettivo, a differenza del periodo antecedente l’entrata in vigore del DLgs. 90/2017, deve oggi essere individuato in ogni caso. Le modalità con cui si deve provvedere alla sua individuazione, si legge nelle Linee guida, risultano scalari e non alternative, nel senso che si dovrà iniziare utilizzando i criteri di cui al comma 2, dell’art. 20 (proprietà o titolarità diretta o indiretta di partecipazioni superiori al 25% delle partecipazioni in capo ad una o più persone fisiche), per poi passare a quelli del comma 3 (controllo o influenza dominante dei voti in assemblea) e se non si riesce ad individuare il titolare effettivo con nessuna delle modalità dianzi evidenziate si dovrà procedere con le regole di cui al comma 4 (persone fisiche dotate dei poteri di amministrazione o direzione della società).
Di estremo interesse, a riguardo, è la precisazione fornita dalle Linee guida in merito all’identificazione in queste circostanze (c.d. residuali) del titolare effettivo, da individuarsi non in ciascun membro del CdA ma esclusivamente fra i membri del CdA dotati di poteri di legale rappresentanza. In tal senso le Linee guida potrebbero anticipare il decreto di recepimento della V Direttiva, che nel testo in consultazione prevedono di identificare i titolari effettivi, nelle società e nei trust, fra i titolari di funzioni di rappresentanza legale.