Il Sistema di Interscambio accetta invece gli identificativi di soggetti che hanno cessato l’attività
Tra le precisazioni fornite ieri durante il convegno “La fatturazione elettronica nelle operazioni tra privati”, organizzato dal CNDCEC con l’Agenzia delle Entrate (si veda anche “In arrivo il portale dei commercialisti per la e-fattura” di oggi), alcune hanno riguardato i controlli del Sistema di Interscambio sul documento (SdI).
Le verifiche, che portano allo scarto o all’accettazione del file trasmesso, attengono alle indicazioni obbligatorie richieste dall’art. 21 o 21-bis del DPR 633/72, nonché ad altri elementi “propri” del documento elettronico quali, a titolo esemplificativo, le dimensioni del file, la coerenza dei dati in esso contenuti, piuttosto che l’autenticità del certificato di firma (obbligatorio solo per le fatture verso la P.A.).
Si ricorda che la fattura scartata si intende non emessa; risulta quindi estremamente importante una verifica preventiva degli elementi che potrebbero portare al rifiuto del documento da parte del SdI. In questo senso particolare attenzione va posta nell’indicazione della partita IVA o del codice fiscale del cessionario o committente. Se il Sistema riscontra l’inesistenza dell’identificativo in Anagrafe tributaria, procede allo scarto del documento. Diverso, invece, il caso in cui il numero di partita IVA si riferisca a un soggetto passivo che ha cessato la propria attività o quello in cui il codice fiscale appartenga a un consumatore finale deceduto. La fattura potrebbe infatti documentare, ad esempio, una cessione di beni effettuata nei confronti di un soggetto in attività al momento di effettuazione dell’operazione (si pensi all’ipotesi di soggetto incorporato a seguito di fusione).
L’Agenzia delle Entrate ha ricordato l’esistenza di un apposito servizio che consente la verifica dei numeri di partita IVA, preannunciando altresì che è in fase di progettazione un applicativo in grado di riconoscere automaticamente l’inesistenza degli identificativi.
Per ridurre il rischio di errore, può essere di grande utilità la possibilità di recepire i dati del cliente attraverso il QR-Code, generabile tramite il portale “Fatture e corrispettivi”, che contiene codice fiscale, partita IVA, denominazione e codice destinatario, o PEC, dei soggetti passivi (quest’ultimo dato è presente solo nel caso in cui si sia effettuata la registrazione dell’indirizzo telematico prescelto per la ricezione delle fatture elettroniche, aderendo all’apposito servizio dell’Agenzia).
È bene rimarcare come in caso di scarto, la fattura si intende non emessa; il soggetto passivo può tuttavia procedere alla correzione dei propri errori, che sono riportati con specifici codici nella “ricevuta di scarto”, e al nuovo invio del documento scartato. L’Agenzia ha confermato, nel corso dell’incontro di ieri, la possibilità di procedere alla nuova trasmissione entro 5 giorni dallo scarto, precisando peraltro che si tratta di giorni “effettivi” e non “lavorativi”.
Altro aspetto su cui è stata posta particolare attenzione nell’ambito del convegno riguarda la differenza fra il servizio, gratuito e facoltativo, di conservazione digitale delle fatture elettroniche, proposto dall’Agenzia delle Entrate e quello, anch’esso gratuito, di consultazione dei documenti transitati dal SdI.
Come previsto dal provvedimento n. 89757/2018, i soggetti passivi possono, previo accordo, usufruire del servizio di conservazione digitale messo loro a disposizione dall’Amministrazione finanziaria, conforme alle regole contenute nel DPCM 3 dicembre 2013.
Trascorse 24 ore dalla sottoscrizione della convenzione, il sistema procederà all’automatica conservazione di tutti i documenti transitati dal SdI. Sarà, in ogni caso, possibile procedere all’upload “manuale” dei file xml trasmessi prima dell’adesione al servizio.
Finalità precipua di tale servizio è per l’appunto quella di conservare elettronicamente i documenti, non già quella di consultarli per finalità amministrative o gestionali. Proprio per tale motivo, dovendo essere messe a disposizione del soggetto passivo non solo le fatture, ma i c.d. “pacchetti di distribuzione”, conformemente alle regole in tema di conservazione digitale, l’Agenzia si riserva di rispondere alle richieste di esibizione dei documenti conservati entro 48 ore, al netto dei giorni festivi. Ne consegue che sarà opportuno richiedere copia delle fatture conservate solo nel caso in cui queste siano necessarie nell’ambito di contenziosi fiscali, civili o penali.
Per le normali esigenze amministrative sarà invece consigliabile utilizzare il servizio di consultazione messo a disposizione dall’Amministrazione finanziaria. Il soggetto passivo potrà, infatti, ricercare, consultare e acquisire copia delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI, nonché delle relative ricevute, sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello in cui è avvenuta la trasmissione, pur in assenza di adesione al servizio di conservazione digitale.
Anche i consumatori finali, benché abbiano comunque facoltà di rinunciare alla copia elettronica o analogica della fattura, potranno ottenere copia delle fatture elettroniche emesse nei loro confronti, accedendo ad un’apposita area, loro riservata.