Emergenza senza assemblee «virtuali»

Assonime, nella giornata di ieri, ha dato inizio alla pubblicazione di una serie di Questions and Answers (Q&A) relative a dubbi applicativi emersi in relazione alle nuove modalità semplificate di svolgimento delle assemblee ex art. 106 del DL 18/2020 (c.d. “Cura Italia”). Risposte che sono sempre ispirate, da un lato, dalla ragione principale della disciplina speciale d’emergenza, ovvero quella di semplificare e rendere flessibili le modalità di svolgimento dell’assemblea per consentirne lo svolgimento, dall’altro, dalle delimitazioni temporali e contenutistiche della stessa disciplina.

Si precisa, innanzitutto, che spetta al CdA indicare – nei limiti definiti dal DL 18/2020 e nel rispetto delle sue finalità – le modalità di partecipazione all’assemblea e di espressione del diritto di voto più idonee a garantire la salute pubblica, assicurando, contemporaneamente, la normale funzionalità della vita societaria. Nell’esercitare tale scelta, il CdA dovrà tenere in considerazione il quadro normativo di riferimento, con particolare attenzione ai provvedimenti emergenziali. Le società, quindi, possono cumulare gli strumenti indicati dal DL 18/2020 o prevederli in via esclusiva; ciò anche per i soli soci, riservando, ad esempio, a consiglieri e componenti del collegio sindacale la partecipazione con mezzi di telecomunicazione.

Con riguardo alle ipotesi di voto per corrispondenza o per delega al rappresentante designato, si osserva come resti inevitabilmente limitato il diritto del singolo socio di presentare proposte di delibera direttamente in assemblea sulle materie all’ordine del giorno, anche diverse da quelle accessorie e conseguenti. In questi casi, allora, si invitano le società a valutare l’opportunità di consentire la presentazione di proposte prima dell’assemblea, prevedendo modalità e tempistiche tali da assicurare l’adeguata informazione di tutti i soci.

Nel caso in cui l’avviso di convocazione sia stato pubblicato prima dell’entrata in vigore del DL 18/2020, potrebbe essere necessario integrarne il contenuto per indicare le modalità di partecipazione e di voto prescelte per consentire lo svolgimento dell’assemblea senza la presenza fisica dei soci. Al riguardo occorre chiedersi quale sia il termine massimo entro il quale provvedere e se si possa rinviare l’assemblea.

In ordine al primo punto, non essendovi un termine massimo normativo, anteriore all’assemblea, entro il quale il CdA possa procedere a tale integrazione, la valutazione da compiere dovrà tenere conto della congruità dello stesso ad assicurare l’adeguata informazione dei soci e il relativo voto (sulla base di una valutazione sistematica, peraltro, non sembra possibile andare oltre i 15 giorni prima dell’assemblea). Con riguardo al secondo punto, invece, si dovrà sempre considerare la congruità del rinvio (comunque di pochi giorni) in relazione alla possibilità del socio di essere informato e di esprimere utilmente il proprio voto.

Diversa attenzione è da riservare al caso in cui si integri la documentazione pre-assembleare per indicare tutte le proposte di delibera sulle materie all’ordine del giorno, incluse quelle proposte che normalmente vengono formulate in assemblea dai soci (numero degli amministratori, durata del mandato, ecc.). Al riguardo si ritiene che non sia necessario un rinvio quando la formulazione di nuove proposte riguardi delibere conseguenti e accessorie a quelle già indicate all’ordine del giorno, purché non vengano introdotte nuove materie. In ogni caso valgono le considerazioni sopra riportate in merito alla congruità del termine rispetto alla possibilità del socio di essere informato e di esprimere utilmente il proprio voto.

Secondo Assonime, poi, nonostante il riferimento normativo (ex art. 106 comma 2 del DL 18/2020) a uno svolgimento dell’assemblea “anche esclusivamente” mediante mezzi di telecomunicazione possa far pensare a una vera e propria assemblea “virtuale”, priva di un luogo fisico di convocazione, in senso contrario fanno propendere le disposizioni codicistiche non derogate (artt. 2363, 2366 e 2370 comma 4 c.c.) che presuppongono sempre una forma di partecipazione a distanza rispetto ad un luogo fisico identificato; disposizioni che non sono sovvertite nella loro impostazione ordinaria dalla disciplina speciale-emergenziale, che è solo tesa a superare eventuali silenzi statutari in materia e la mera facoltatività di simili interventi dei soci. Di conseguenza, anche nell’ipotesi di svolgimento dell’assemblea esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, la società dovrebbe indicare, nell’avviso di convocazione, il luogo fisico di svolgimento dell’assemblea, in applicazione dell’art. 2366 c.c.

Viene confermata, infine, la massima n. 187 del Consiglio Notarile di Milano, nella parte in cui consente la presenza nel luogo di convocazione del solo segretario verbalizzante o del notaio. Questo, infatti, è chiamato a rappresentare nel documento anche il luogo di svolgimento della riunione in coerenza con l’avviso di convocazione, che dovrebbe essere il luogo dove il verbalizzante si trova fisicamente. Si invita, quindi, a indicare quale luogo di convocazione quello in cui si trova l’ufficio del soggetto verbalizzante. Quando, poi, la scelta della persona chiamata a presiedere l’assemblea spetti all’assemblea stessa, sarà possibile scegliere anche un soggetto che interviene attraverso mezzi di telecomunicazione.