Il sistema di deleghe e procure dovrebbe essere ritagliato sulla singola realtà aziendale
La nuova edizione del manuale “Modello organizzativo DLgs. 231/2001 e Organismo di Vigilanza”, a cura del Gruppo multidisciplinare dell’ODCEC Torino sul sistema dei controlli nelle società ed enti e DLgs. 231, dedica un ampio capitolo al sistema di deleghe e procure, in quanto la ripartizione dei poteri assume rilevanza centrale con riferimento sia all’adeguatezza del modello organizzativo, in conformità all’art. 6 del DLgs. 231/2001 (“in relazione all’estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei reati, i modelli devono (…) prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente”) e all’art. 2381 c.c., sull’attribuzione dei poteri gestori societari, sia alla delimitazione delle responsabilità dei soggetti investiti di funzioni gestorie.
L’attuale art. 2392 c.c. ha distinto il ruolo degli amministratori delegati da quello dei consiglieri senza deleghe, mentre nell’art. 2381 c.c. al dovere di vigilanza si sostituisce oggi la previsione di specifici obblighi informativi, cui fa da contraltare il dovere di agire “in modo informato” dei consiglieri senza delega; impostazione confermata dalla modifica operata dal Codice della crisi (DLgs. 14/2019) all’art. 2475 c.c. che ora stabilisce espressamente che alla srl “si applica, in quanto compatibile, l’articolo 2381 c.c.”.
Rilevante è la distinzione tra potere di gestione e di rappresentanza. Il primo è il potere di compiere scelte e assumere iniziative necessarie per l’esercizio dell’attività sociale, mentre il secondo è il potere di compiere atti in nome e per conto della società (cfr. art. 2086 c.c. e art. 377 del DLgs. 14/2019). Lo statuto o l’atto di nomina o di delega possono limitare tali poteri, anche prevedendo una dissociazione tra rappresentanza generale e di gestione. In particolare, l’art. 2381 comma 2 c.c. dispone che il CdA, se l’atto costitutivo o l’assemblea lo consentono, possa delegare le sue attribuzioni ad amministratori delegati ovvero al Comitato esecutivo, liberandosi delle incombenze connesse alla gestione e mantenendo una funzione di generale sovraintendenza all’amministrazione.
Sarà compito del CdA determinare contenuto, limiti e modalità di esercizio della delega che dovrà, tra il resto, prevedere la competenza/idoneità del soggetto delegato, il conferimento al medesimo di autonomia gestionale e adeguati poteri di spesa, la previsione di flussi informativi verso il delegante e la non ingerenza dello stesso (art. 2381 comma 3 c.c.).
Nella valutazione degli adeguati assetti organizzativi è poi fondamentale individuare, all’interno del CdA, sia il/i titolare/i degli adempimenti inerenti alle specifiche aree sensibili, sia i soggetti chiamati per effetto della delega di funzioni ad assolvere a obblighi normativamente previsti in capo a destinatari originari. Ciò risulta particolarmente rilevante in materia di sicurezza sul lavoro e tutela ambientale.
Si precisa che l’ad riceverà, per delega, poteri e attribuzioni tali da individuarlo come il “datore di lavoro” primario; solo in un secondo momento, lo stesso potrà delegare a terzi parte delle proprie competenze, conferendo una delega di funzioni ai sensi dell’art. 16 del DLgs. 81/2008. Quest’ultima è uno strumento per assicurare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo in conformità all’art. 6 del DLgs. 231/2001 e in linea con l’art. 30 comma 3 del DLgs. 81/2008, secondo cui: “Il modello organizzativo deve in ogni caso prevedere, per quanto richiesto dalla natura e dimensioni dell’organizzazione e dal tipo di attività svolta un’articolazione di funzioni che assicuri le competenze tecniche e i poteri necessari per la verifica, valutazione, gestione e controllo del rischio”; al contempo, l’adozione ed efficace attuazione di un modello 231 rappresenta sia il presupposto per l’esonero dalla responsabilità dell’ente, sia la modalità con cui il delegante può andare esente da responsabilità in relazione agli obblighi di vigilanza di cui continua a essere destinatario.
Pur in mancanza di indicazioni normative, la giurisprudenza ha ammesso che la delega di funzioni venga conferita anche in materia ambientale.
Con riferimento a possibili soluzioni operative si ritiene che il sistema di ripartizione dei poteri dovrà essere ritagliato sulla singola realtà aziendale, ispirandosi al principio della separazione dei poteri; e, ove si renda necessario concentrare i poteri in pochi soggetti, occorrerà proceduralizzare e controllare l’assunzione e attuazione delle decisioni.
Ancora, le deleghe dovranno coniugare ciascun potere di gestione alla relativa responsabilità e a una posizione adeguata nell’organigramma ed essere aggiornate in conseguenza dei mutamenti organizzativi; occorrerà inoltre chiarire se si tratta di delega di gestione o di (mera) rappresentanza, poiché la seconda consente una mera spendita del nome della società all’esterno, da effettuarsi in conformità alle decisioni dei titolari del potere di gestione.
Spetterà invece all’OdV verificare periodicamente (con il supporto delle funzioni competenti) il sistema delle deleghe e delle procure in vigore e la coerenza con il sistema delle comunicazioni organizzative, richiedendo le modifiche necessarie ove riscontri anomalie, la società dovrà, ad esempio, valutare periodicamente la necessità di un eventuale rafforzamento del sistema dei controlli e garantire la tempestiva comunicazione a tutte le funzioni dei poteri attribuiti e della loro modifica.