Conseguenze per l’attestazione di conformità dei documenti consegnati dai clienti
Nel processo tributario il difensore è chiamato ad attestare, previa sottoscrizione, la conformità dell’atto depositato rispetto a quello consegnato o spedito, secondo quanto previsto con l’art. 22 comma 3 del DLgs. 546/92 a mente del quale “in caso di consegna o spedizione a mezzo di servizio postale la conformità dell’atto depositato a quello consegnato o spedito è attestata conforme dallo stesso ricorrente. Se l’atto depositato nella segreteria della commissione non è conforme a quello consegnato o spedito alla parte nei cui confronti il ricorso è proposto, il ricorso è inammissibile e si applica il comma precedente”.
Tale attestazione, ovviamente, non è necessaria nel caso in cui la notifica sia stata curata dagli ufficiali giudiziari, in considerazione delle diverse modalità attraverso le quali la notifica si perfeziona.
In forza della norma richiamata, quindi, il difensore è considerato responsabile ove emergano difformità sostanziali rilevanti tra l’atto introduttivo (ricorso o appello) notificato mediante consegna o spedizione a mezzo di servizio postale e quello depositato, in considerazione della conseguente dichiarazione di inammissibilità da parte del giudice competente.
Con l’introduzione del processo tributario telematico sono aumentati i casi in cui è richiesto al difensore di garantire la conformità previa sottoscrizione.
L’art. 16 del DL 119/2018, che ha reso obbligatorio per gli atti notificati dal 1° luglio 2019 l’utilizzo del processo tributario telematico (con l’eccezione delle controversie di valore fino a tremila euro), ha introdotto l’art. 25-bis del DLgs. 546/92 che, nel disciplinare il potere di certificazione di conformità prevede, innanzitutto, che per poter notificare e depositare con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale, di un provvedimento del giudice o di un documento formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, è necessario che il difensore ne attesti la conformità all’originale.
La norma non specifica se l’attestazione di conformità debba essere formulata come una dichiarazione resa dal difensore, inserita negli atti o contenuta in un documento a parte nel quale vengono elencati i vari file di cui il difensore attesta la conformità mediante la sottoscrizione digitale o se la firma digitale apposta prima di notificare o depositare telematicamente l’atto o il documento equivalga alla attestazione di conformità.
Sotto altro profilo, secondo quanto disposto dall’art. 25-bis del DLgs. 546/92, il difensore può estrarre copia analogica di atti e provvedimenti presenti nel fascicolo informatico formato dalla segreteria della Commissione ai sensi dell’art. 14 del DM 23 dicembre 2013 n. 163 o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell’ufficio di segreteria e attestarne la conformità all’originale previa sottoscrizione digitale.
A seguito dell’attestazione di conformità all’originale da parte del difensore, la copia equivale all’originale o alla copia conforme dell’atto o del provvedimento detenuto ovvero presente nel fascicolo informatico. In tal modo, ad esempio, il difensore ottiene la copia autentica della sentenza da notificare, secondo quanto previsto dall’art. 38 del DLgs. 546/92, per abbreviare il termine lungo di sei mesi altrimenti necessario per il passaggio in giudicato. Secondo il dato normativo, per la copia autentica ottenuta con tale modalità non sono previsti diritti di copia.
L’art. 25-bis comma 5 del DLgs. 546/92 precisa che i soggetti che attestano la conformità assumono la veste di pubblici ufficiali.
Da tale previsione consegue che la norma in analisi ha sì introdotto una notevole semplificazione, velocizzando molti adempimenti, ma ha anche determinato il sorgere di profili di responsabilità a carico dei difensori che, secondo le regole del processo telematico tributario, sono tenuti a sottoscrivere tutti i “documenti” per poterli depositare.
In relazione ai documenti consegnati dal cliente, affinché vengano utilizzati come elementi probatori, si ritiene che la certificazione di conformità debba essere intesa nel senso che sottoscrivendo digitalmente egli attesta che il documento prodotto è conforme a quello consegnato dal cliente. In nessun modo potrebbe essere considerato responsabile della autenticità e della provenienza dei medesimi, semplicemente per averli sottoscritti digitalmente.