Assosoftware spiega i motivi del mancato recapito e dei possibili ritardi di consegna
Il processo di fatturazione elettronica non sempre si conclude con la consegna all’indirizzo telematico del cessionario o committente, poiché può accadere che, per cause tecniche, il destinatario non riceva il documento. Una volta passati i controlli del Sistema di Interscambio e avvenuta la comunicazione dell’impossibilità di recapito, la fattura si può intendere regolarmente emessa, ma “non ancora definitivamente ricevuta (ai fini fiscali) dal cliente” (cfr. la guida sulla fatturazione elettronica pubblicata dall’Agenzia delle Entrate).
Assosoftware ha pubblicato ieri sul proprio sito alcune risposte a FAQ in tema di fattura elettronica, spiegando quali potrebbero essere le cause che portano il SdI al mancato recapito del documento.
La ricezione non è possibile, ad esempio, nel caso in cui sia stata riportata l’indicazione del codice destinatario convenzionale “0000000”, quando il cessionario o committente sia una persona fisica senza partita IVA o un soggetto passivo di cui non si conosce il recapito telematico (e che non ha registrato il proprio codice destinatario o il proprio indirizzo PEC sul portale “Fatture e corrispettivi”).
Altre circostanze possono riguardare l’indicazione di un codice destinatario previsto ma non attivo, o che, seppure attivo, risulti temporaneamente “offline”. In questo caso, anche nell’ipotesi in cui il codice sia correttamente indicato o il cessionario/committente si sia registrato, il Sistema di Interscambio non è in grado di procedere alla consegna per cause tecniche.
Del tutto analoga l’ipotesi in cui l’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario sia errato, o inattivo o, ancora pur essendo corretto e attivo, sia relativo a una casella, che, eccedendo i limiti previsti, non è momentaneamente in grado di ricevere file.
Si tratta di ipotesi previste dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757/2018, che prevede che il cedente o prestatore cui sia stata inviata una ricevuta di impossibilità di recapito, sia tenuto a comunicare, “tempestivamente”, al cessionario o committente che la fattura elettronica è disponibile, in originale, nella sua area riservata. La comunicazione può avvenire anche mediante la consegna di una copia cartacea della fattura, benché, ai fini della detrazione, sarà compito del cliente, soggetto passivo, prendere visione dell’originale in formato XML e scaricarlo, accedendo al portale “Fatture e corrispettivi”.
Il processo di elaborazione delle fatture elettroniche da parte del Sistema di Interscambio può avere una durata di pochi minuti o di un massimo di cinque giorni (si veda ancora il provv. n. 89757/2018).
Assosoftware ricorda che tale procedimento è articolato in diverse fasi che avvengono “sequenzialmente” e che consistono:
– nella ricezione dei documenti trasmessi;
– nella presa in carico da parte del SdI;
– nel controllo formale del documento e nell’eventuale verifica dei c.d. “parametri di sicurezza” (ove presente la firma elettronica);
– nell’invio del documento all’Agenzia delle Entrate perché possa essere inserito nel portale “Fatture e Corrispettivi”;
– nella trasmissione della fattura all’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario o per il tramite del suo provider (vengono operati diversi tentativi a distanza di ore);
– nella comunicazione dell’esito della consegna all’Agenzia delle Entrate, che aggiorna le informazioni contenute nel portale “Fatture e Corrispettivi”;
– nell’invio dell’esito al destinatario tramite PEC o provider.
Come spiegato da Assosoftware, gli elementi che possono condizionare i tempi di consegna della fattura sono molteplici e non sono predeterminabili. Malfunzionamenti nelle elaborazioni dei file o nella comunicazione tra i diversi sistemi potrebbero addirittura comportare, in taluni limitati casi, sempre secondo Assosoftware, ritardi anche superiori a cinque giorni dalla data di invio tramite provider, in particolare in questa fase di avvio.