Si semplifica il processo con l’adesione al servizio proposto dall’Agenzia delle Entrate
Approssimandosi il 1° gennaio 2019, data in cui verrà introdotto l’obbligo di emissione delle fatture in formato elettronico anche nei confronti di soggetti privati, si sta assistendo all’incremento delle comunicazioni mediante le quali gli operatori economici rendono noto il proprio “indirizzo telematico”.
Nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile scorso, con il quale il direttore dell’Agenzia delle Entrate ha stabilito le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche, viene precisato che il Sistema di Interscambio recapita la e-fattura mediante:
– una casella di posta elettronica certificata;
– un sistema di cooperazione applicativa, su rete internet (web service);
– un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti, basato su protocollo FTP.
La PEC prescelta per la ricezione delle e-fatture può coincidere con quella obbligatoriamente attivata ai sensi dell’art. 16 commi 6 e 7 del DL 185/2008 e dell’art. 5 comma 1 del DL 179/2012, benché possa essere consigliabile la creazione di una casella differente da adibire, in via esclusiva, all’invio e alla ricezione delle fatture.
In alternativa, il soggetto passivo può scegliere di adottare un canale telematico per il recapito dei file (web service o FTP), procedendo a un preventivo accreditamento dello stesso al SdI (al termine del quale il Sistema assocerà al canale attivato “almeno un codice numerico di 7 cifre”, il c.d. “codice destinatario”) o avvalendosi di un canale già accreditato (ad es. quello della propria software house di fiducia).
L’indirizzo telematico, che potrà essere comunicato ai propri fornitori, sarà, quindi, rappresentato, alternativamente, da un indirizzo di posta elettronica certificata o da un codice destinatario, identificativo del canale telematico prescelto.
La comunicazione potrebbe peraltro risultare pressoché superflua nell’ipotesi in cui il soggetto passivo avesse deciso di aderire al servizio di registrazione proposto dall’Agenzia delle Entrate.
Accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” (con credenziali Entratel, Fisconline, SPID o grazie alla Carta Nazionale dei Servizi), si potrà, infatti, censire l’indirizzo PEC o il codice destinatario cui dovranno essere recapitati i file. La scelta non è irreversibile e può essere modificata in qualsiasi momento.
Il Sistema di Interscambio recapiterà, in questo caso, fatture e note di variazione riferite alla partita IVA del cessionario o committente all’indirizzo telematico registrato, “indipendentemente dalle opzioni di compilazione del campo «CodiceDestinatario»” (cfr. provvedimento n. 89757/2018, § 8.1).
Il procedimento di registrazione comporta indubbi benefici, anche se trova un limite nel caso, non infrequente, in cui si sia in presenza di un soggetto con diverse linee di business per le quali sia necessario, per fini amministrativi o gestionali, tenere separate le contabilità. Si pensi, a titolo esemplificativo, a una società con più sedi che necessita di mantenere la distinzione dei risultati economici e finanziari delle proprie “business units”. La registrazione di un unico codice destinatario implicherebbe, come conseguenza, che tutti i documenti di acquisto confluiscano a un solo indirizzo telematico, con la necessità di procedere a uno “smistamento” successivo dei file in formato xml. In tale circostanza sarebbe preferibile istituire un singolo indirizzo telematico per ogni sede decentrata, così da mantenere separata la gestione dei processi contabili.
La comunicazione del proprio indirizzo telematico al fornitore potrebbe avvenire a mezzo mail, per corrispondenza ordinaria o inserendo il dato in calce alle pattuizioni contrattuali, nel caso in cui vi siano rapporti “stabili” con la controparte, ma potrebbe anche essere effettuata al momento in cui il cedente o il prestatore è tenuto a procedere alla fatturazione. In questo caso sarà utile disporre del c.d. “QR Code”.
Sempre accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” si potrà generare il codice in PDF o in formato immagine. Se il soggetto passivo ha registrato il proprio indirizzo telematico, il “QR Code” conterrà anche tale informazione, oltre alla nazionalità, al codice fiscale, alla partita IVA e all’indirizzo “fisico”. Il cedente o prestatore che sia dotato di un apposito lettore, potrà quindi recepire i dati del “QR Code”, senza temere di errare l’indicazione dei dati del cessionario o committente.
Va peraltro fatta un’opportuna precisazione. Anche nel caso in cui quest’ultimo non comunichi il proprio indirizzo telematico, il cedente/prestatore potrà procedere all’emissione della fattura. Si tratta di una delle ipotesi in cui è necessario indicare, nel campo “CodiceDestinatario” il codice convenzionale “0000000”. In tal caso, come specificato nel provv. n. 89757/2018 (§ 3.4 lett. e), il Sistema di Interscambio renderà disponibile la fattura elettronica al cessionario/committente nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, senza alcuna interruzione del processo di fatturazione.