Il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate garantisce la conservazione dei documenti per 15 anni
Le fatture elettroniche emesse e ricevute, in via obbligatoria, con decorrenza dal 1° luglio 2018 in formato XML non possono essere stampate e conservate su carta, perché vige l’obbligo di conservazione in formato digitale, ai sensi dell’art. 39, comma 3 del DPR 633/72.
L’obbligo di conservazione digitale grava sia sul fornitore sia sul cliente rispettivamente per tutte le fatture emesse e ricevute che devono necessariamente transitare dal Sistema di Interscambio (d’ora in poi SdI) con decorrenza dal 1° luglio 2018.
Si pensi, ad esempio, alle fatture di acquisto di carburanti emesse direttamente dalle compagnie petrolifere, che non sono state oggetto della proroga al 1° gennaio 2019 o alle fatture elettroniche nella filiera degli appalti pubblici.
Il cliente è, invece, esonerato dall’obbligo di conservare digitalmente le fatture che siano state trasmesse dal fornitore, su base volontaria, tramite SdI. Nel regime facoltativo, infatti, la fatturazione elettronica è subordinata all’accettazione del cliente. Per evitare oneri a carico dei clienti non consenzienti, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la stampa e la conservazione cartacea del documento ricevuto esprimono l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come “elettronica” (circolare n. 18/2014, § 1.5), con conseguente esonero dall’obbligo di conservazione digitale.
Per inciso, si evidenzia che, fino al 31 dicembre 2018, i distributori di carburanti non possono emettere facoltativamente fatture elettroniche, nemmeno su richiesta del cliente, posto che sino a tale data è ancora operativo il divieto di fatturazione imposto dal DPR 444/97, la cui validità è stata prorogata ad opera dell’art. 1, comma 1, lett. b) del DL 79/2018.
Il modo più semplice per adempiere all’obbligo di conservazione digitale è quello di avvalersi del servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, che si appoggia alle infrastrutture tecniche e organizzative di SOGEI.
Per affidare il servizio di conservazione a SOGEI basta accedere alla propria area riservata nel sito web dell’Agenzia – sezione “fatture e corrispettivi” – e cliccare sull’icona “accedi ai servizi per la conservazione e l’esibizione”, dopo aver accettato le condizioni di servizio proposte. L’opzione può essere eseguita direttamente dal contribuente ovvero dall’intermediario abilitato appositamente delegato (es. commercialista).
L’accordo di servizio sottoscritto con l’Agenzia delle Entrate comporta l’automatica conservazione delle fatture attive e passive che transitano dal sistema di interscambio a partire dal giorno successivo alla data di adesione al servizio. Questo sistema è sicuramente più efficiente di quello precedente, che prevedeva esclusivamente la conservazione dei file selezionati e caricati manualmente sul sistema gestito da SOGEI.
Nell’apposita area riservata è possibile verificare il completamento del processo di conservazione delle fatture. Si consideri che il termine ultimo per procedere alla conservazione delle fatture emesse e ricevute nel 2018 scade alla data 30 dicembre 2019(tre mesi dopo il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi riferita al 2018, nell’ipotesi in cui il termine ordinario del 30 settembre non venga ulteriormente prorogato).
Stipulando l’accordo di servizio con l’Agenzia delle Entrate è garantita la conservazione delle fatture attive e passive per 15 anni. Decorso tale termine le fatture saranno eliminate, salvo che il contribuente non chieda l’estensione del periodo di conservazione per cause di comprovata necessità, come ad esempio nel caso di contenzioso.
In passato, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la compresenza di fatture passive analogiche ed elettroniche comporta la necessità di adottare distinti sezionali (circolare n. 36/2006, § 5.3). Qualche dubbio potrebbe porsi in relazione all’attualità di quest’obbligo, considerato che la normativa attuale (DM del 17 giugno 2014), a differenza di quella precedente (DM del 23 gennaio 2004), non richiede espressamente che il sistema di conservazione garantisca l’ordine cronologico. La facoltà di utilizzare un unico registro rappresenterebbe una semplificazione per i soggetti che ricevono un numero limitato di fatture passive elettroniche, in questa fase transitoria.
Un ultimo aspetto riguarda il formato utilizzabile per la conservazione delle fatture.
L’Agenzia delle Entrate, nella circolare n. 13/2018 (§ 3.2), ha chiarito che ciascun operatore può portare in conservazione anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati considerati idonei per la conservazione (ad esempio formato “PDF”).
Preme peraltro evidenziare che solo la conservazione dell’originale in formato XMLpone al riparo dall’eventuale “disconoscimento” della fattura. Infatti, le copie informatiche hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale (es. notaio) o se la conformità non è espressamente disconosciuta (art. 23-bis del DLgs. 82/2005).