Le specifiche tecniche fissano il limite dimensionale in 5 megabytes
Nella scelta del tipo di canale da utilizzare per trasmettere le fatture elettroniche, gli operatori non potranno prescindere da valutazioni che concernono non soltanto le dimensioni del singolo file, che non possono eccedere il limite massimo di 5 megabytesqualsiasi sia il “mezzo” prescelto per l’invio, ma anche, e soprattutto, il numero di fatture che devono essere inviate.
Se la decisione può risultare più semplice per le imprese e i professionisti che emettono un ridotto numero di fatture, la valutazione assume ben altro significato per i soggetti il cui numero di fatture emesse è notevole.
Le specifiche tecniche di cui all’Allegato B del DM 3 aprile 2013 n. 55 in tema di fattura elettronica verso la P.A., così come quelle allegate al provvedimento n. 89757/2018, prevedono la possibilità di inviare al Sistema di Interscambio:
– un file contenente una singola fattura;
– un file in formato xml contenente un singolo “lotto” di fatture, intendendo tale, ai sensi dell’art. 21 comma 3 del DPR 633/1972, l’insieme di fatture trasmesse “allo stesso destinatario da parte dello stesso cedente o prestatore”. In questa circostanza “le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere inserite una sola volta”;
– un file in formato compresso (con formato di compressione “zip”) contenente uno o più file delle tipologie descritte ai punti precedenti.
Per quanto concerne il c.d. file “compresso”, sulla base di quanto precisato nel § 1.2.2 dell’Allegato A al provvedimento 89757/2018 occorre segnalare che ove si scelga, facoltativamente, di apporre la firma digitale, l’adempimento deve essere replicato per ogni singolo file e non per il solo file compresso.
Inoltre, se si trasmette al SdI un file “zip”, il Sistema, a sua volta, invierà al soggetto ricevente i file in esso contenuti e non il file compresso.
Si evince, da ciò, che quest’ultimo rappresenterebbe una sorta di “contenitore” atto a includere più file fattura (o “lotto” di fatture), ciascuno avente una sua propria “indipendenza”.
I canali a disposizione del soggetto trasmittente sono, come specificato nel già citato provvedimento n. 89757/2018:
– il portale “Fatture e corrispettivi”;
– la posta elettronica certificata;
– il servizio web di “Cooperazione applicativa su rete internet”;
– il sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.
Detto che i servizi, gratuiti, dell’Agenzia, consentono la trasmissione di singoli file sia mediante upload sul portale, che tramite la app “FATTURAe”, utilizzabile su smartphone e tablet, si comprende come tali strumenti siano più adatti a soggetti che non siano tenuti all’emissione di un grosso numero di fatture.
L’utilizzo della PEC consente, invece, la possibilità di allegare più file alla mail trasmessa al Sistema di Interscambio, a condizione che la dimensione complessiva del messaggio e dei relativi allegati non superi 30 megabytes.
Nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento n. 89757/2018 viene precisato che, al fine di garantire una più efficiente gestione del processo di trasmissione, il SdI utilizza “più indirizzi PEC tramite i quali ricevere i file”. In occasione del primo invioeffettuato dal soggetto trasmittente all’indirizzo email del Sistema, quest’ultimo, in concomitanza con il relativo messaggio di risposta o con la notifica di consegna o scarto, comunicherà all’emittente l’indirizzo PEC che dovrà essere utilizzato per i successivi invii.
Sulla base delle prime indicazioni giunte da parte di coloro che hanno adottato la fatturazione elettronica, qualche difficoltà sembra sorgere nella gestione della procedura di recapito dei file fattura che hanno superato i controlli del SdI e che vengono, a loro volta, trasmessi a soggetti che hanno scelto la ricezione tramite posta elettronica certificata.
Dette mail, inviate dal Sistema di Interscambio, possono provenire da indirizzi differenti e talora non conosciuti dal ricevente; esse, inoltre, non contengono riferimenti specifici che possano immediatamente ricondurle al fornitore e contengono allegati costituiti da almeno un file in formato “xml” (la fattura elettronica).
È pertanto necessario che il soggetto che ne gestisce la ricezione ponga, nel periodo iniziale, particolare attenzione a identificare correttamente la posta proveniente dal SdI, non confondendo tali mail con altre, di provenienza non nota, cui vengono solitamente allegati virus o malware, col rischio di eliminare, per errore, le fatture correttamente ricevute.
A tal proposito, si potrebbe suggerire di verificare la possibilità che la casella di posta elettronica certificata preveda eventuali sistemi di controllo delle mail. Ulteriore importante precauzione potrebbe consistere nel non procedere a un’apertura “automatica” del file allegato, utilizzando, invece, allo scopo, specifici software che consentano la visualizzazione e la gestione del file xml.
Non va dimenticato poi che il cessionario, il committente, o l’intermediario da questi incaricato, potranno comunque prendere visione del duplicato della fattura elettronica nella propria area riservata del portale web dell’Agenzia delle Entrate, non solo quando il SdI non abbia individuato il canale di recapito o la trasmissione sia stata impossibile, ma anche nel caso in cui la consegna sia andata a buon fine.
I soggetti passivi maggiormente strutturati potrebbero scegliere due ulteriori canali per la trasmissione delle fatture emesse al Sistema di Interscambio: il Sistema di Cooperazione applicativa (web service) o il protocollo FTP.
La prima delle due modalità di trasmissione appena citate, diversamente dalla posta elettronica certificata, consente di inviare un solo file alla volta, benché detto file possa essere rappresentato da una singola fattura, da un lotto di fatture o da un “archivio di fatture” (il file compresso contenente più fatture).
I supporti FTP, dal canto loro, potranno avere una dimensione massima di 150 megabytes, anche se il singolo file o il file contenente un lotto di fatture non potrà comunque mai superare i 5 megabytes.