La conservazione va effettuata per tutti i libri e documenti contabili, salvo per i registri IVA degli acquisti e delle vendite tenuti con sistemi elettronici
Quest’anno la conservazione delle scritture contabili, da eseguirsi mediante la stampa su supporto analogico oppure, in caso di conservazione elettronica, con l’apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione, è stata interessata da alcune novità.
Il primo aspetto d’interesse riguarda il termine entro cui procedere alla conservazione.
Ai sensi dell’art. 7 comma 4-ter del DL 357/94, per qualsiasi registro contabile tenuto con sistemi meccanografici, occorre procedere alla trascrizione su supporti cartacei entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (anziché – come riporta genericamente il testo della norma – dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, cfr. ris. Agenzia delle Entrate 10 aprile 2017 n. 46).
Alternativamente, entro lo stesso termine, dev’essere concluso il processo di conservazione elettronica di cui all’art. 3 del DM 17 giugno 2014.
Quindi, di norma, considerando il termine del 30 settembre per la presentazione della dichiarazione dei redditi (art. 2 comma 1 del DPR 322/98), la conservazione analogica o elettronica dovrebbe concludersi entro il 30 dicembre dello stesso anno (ipotizzando che il computo del termine segua i criteri dell’art. 2963comma 4 c.c.).
Peraltro, quest’anno, per effetto del DPCM 26 luglio 2017, il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi è stato prorogato al 31 ottobre 2017; ciò comporta il conseguente rinvio al 31 gennaio 2018 del termine di conservazione.
Un secondo aspetto d’interesse riguarda la semplificazione introdotta dall’art. 19-octies comma 6 del DL 148/2017, secondo cui, in deroga a quanto previsto per la generalità dei registri contabili dal comma 4-terdell’art. 7 del DL 357/94, la tenuta dei registri IVA delle vendite e degli acquisti mediante sistemi elettronicisi considera regolare anche qualora non si sia provveduto alla trascrizione degli stessi su supporti cartacei entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi (nuovo comma 4-quater).
Ciò, tuttavia, purché in sede di accesso, ispezione o verifica, risultino rispettate le seguenti condizioni:
– i registri IVA siano aggiornati sui supporti elettronici;
– gli stessi possano essere stampati con immediatezza a seguito di richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.
Prevedendo l’esonero dalla stampa, per coloro che effettuano la conservazione dei registri su supporto analogico, l’obbligo di conservazione risulta, di fatto, assorbito dalla tenuta in modalità elettronica (infatti, in assenza di controlli, tali registri potrebbero non dover essere più stampati). Dovrebbe essere confermato se analoga conclusione sia estensibile alla conservazione elettronica che non richiede la stampa, ma l’apposizione sul pacchetto di conservazione del riferimento temporale; l’estensione potrebbe fondarsi sul fatto che, al di là degli aspetti procedurali, per entrambe le modalità di conservazione, viene richiamato lo stesso termine dell’art. 7 comma 4-ter del DL 357/94, cui il nuovo comma 4-quater deroga.
Quanto alla decorrenza, in assenza di una specifica previsione, la nuova disposizione deve ritenersi efficace a decorrere dal 6 dicembre 2017, data di entrata in vigore della L. n. 172/2017 di conversione del DL n. 148/2017. Pertanto, al di fuori delle ipotesi in cui la stampa dei registri sia richiesta in sede di controllo da parte degli organi procedenti, non sussisterebbe l’obbligo di stampare i registri IVA elettronici relativi al 2016 entro il termine del 31 gennaio.
Da ultimo si richiama l’attenzione sull’art. 3 comma 2 del DLgs. 472/97 (principio del favor rei ai fini sanzionatori) secondo cui “salvo diversa previsione di legge, nessuno può essere assoggettato a sanzioni per un fatto che, secondo una legge posteriore, non costituisce violazione punibile”. In forza della disposizione, per i registri IVA elettronici che, ai sensi dell’art. 7 comma 4-ter del DL 357/94, avrebbero dovuto essere stampati (o conservati elettronicamente) prima del 6 dicembre 2017, l’omissione dell’adempimento non dovrebbe comportare più l’irrogazione della sanzione per irregolare tenuta della contabilità (di cui all’art. 9 del DLgs. 471/97).